En ocasiones anteriores, hemos hablado sobre cómo los almacenes están invirtiendo en productos y tecnologías de almacén inteligente. ¿Nuestro primer consejo para esta transición? Encontrar un sistema de gestión de almacenes (WMS) digital para tu instalación.
Dependiendo de si es la plataforma adecuada para ti, un WMS puede impulsar o limitar la productividad de tu almacén. Por eso es fundamental elegir el adecuado para tu negocio.
Al tomar esta decisión, te recomendamos hacer las siguientes preguntas a los proveedores de WMS:
1. ¿Cómo es la experiencia de usuario?
Puede parecer una pregunta poco habitual para empezar, pero es una de las más importantes que puedes hacer.
Lo más probable es que la mayoría de tus empleados vayan a utilizar el WMS. Por eso, debe ser lo suficientemente intuitivo para todos, no solo para los expertos en TI. Si no es así, tu equipo pasará más tiempo aprendiendo a usarlo que usándolo realmente. Eso es una gran pérdida de tiempo.
Además, muchos sistemas de gestión de almacenes requieren que varios usuarios trabajen en conjunto. Si uno de ellos introduce información incorrecta, puede generar una cadena de problemas para el resto del equipo.
Desde el punto de vista de la cultura laboral, seamos sinceros: a nadie le gustan los cambios. Los empleados suelen mostrarse reacios a modificar procesos que siempre se han hecho de una manera (aunque ya no sean eficaces). Será mucho más sencillo introducir un nuevo sistema si la plataforma es intuitiva, fácil de usar y, sobre todo, fácil de implementar.
Cuanto antes puedas poner en marcha el nuevo WMS y tus empleados se sientan cómodos usándolo, mejor.
2. ¿Este WMS se ajusta a mi presupuesto (y cuál es el retorno de inversión)?
Una vez que has comprobado que el sistema será fácil de usar, es momento de hablar de dinero.
Un WMS puede suponer una inversión importante. No deberías adquirir uno sin tener claro tu presupuesto.
Las opciones de WMS suelen tener un precio basado en una licencia renovable o una cuota mensual. Pero al evaluar estos precios, ten en cuenta que pueden existir costos adicionales a considerar:
- ¿Necesitarás nuevos dispositivos, terminales portátiles, tecnología por voz o unidades móviles adicionales para aprovechar al máximo el WMS?
- ¿Cuánto costará el tiempo de inactividad necesario para capacitar a tus empleados en el nuevo sistema?
- ¿Existen tarifas adicionales fuera de la cuota mensual o de la licencia, como soporte técnico o migración de datos?
También revisa detenidamente las funciones que ofrece cada WMS. Por ejemplo, si el software incluye herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM), como bases de datos de contactos y envío de correos electrónicos, puede ser útil para algunas empresas, pero innecesario para otras. Al analizar los precios y las funciones disponibles, asegúrate de no pagar por complementos que no necesitas. Así obtendrás un mejor retorno de inversión en tu nuevo sistema.
En cuanto al retorno de inversión, pregunta a tu proveedor de WMS cómo su software puede beneficiarte a largo plazo. ¿Garantizan una mejor trazabilidad? ¿Herramientas útiles para inventario y mayor precisión en el stock? ¿Mejoras en los procesos de pedidos y envíos?
Si hay áreas en las que tu almacén necesita mejorar, lo mejor es buscar un WMS que se enfoque en optimizar esos aspectos.
3. ¿Cómo es el proceso de picking y packing?
Un proceso eficiente de picking y packing es fundamental para la productividad del almacén. ¿Cómo te ayudará el nuevo WMS en este aspecto?
Tu WMS debe adaptarse al sistema de picking de tu almacén, ya sea por lotes, zonas, oleadas u otros métodos. Además, debería mostrarte la forma más eficiente de aplicar el proceso que elijas.
Pregunta a los proveedores: ¿este WMS imprime las hojas de picking para los operarios, facilitando la recogida y el embalaje? Y, aún más importante, ¿tienen experiencia comprobada en la generación de estos documentos? Una lista de picking incorrecta no ayuda a nadie en el almacén.
¿Tu nuevo WMS permite crear listas de picking con diferentes tipos de productos? Tus empleados no deberían perder tiempo gestionando listas separadas para distintos artículos.
Por último, ¿el WMS puede hacer seguimiento del avance de los pedidos? Esto suele ser una función estándar incluso en sistemas más económicos, pero es importante confirmarlo. Si tu WMS no puede registrar cuándo se reciben, recogen, embalan y envían los pedidos, no te será de mucha utilidad.
4. ¿Cómo es el proceso de inventario?
Una gestión adecuada del inventario puede ahorrarle a tu empresa dinero y muchos dolores de cabeza. El exceso de inventario puede saturar el espacio del almacén y afectar el flujo de caja. Por otro lado, un inventario insuficiente genera retrasos, devoluciones y clientes insatisfechos.
Tu WMS debe ser capaz de rastrear el inventario del almacén con precisión y enviar actualizaciones en tiempo real a tu equipo. Mejor aún, un WMS avanzado puede indicarte cuántos productos estarían listos para enviar en ese momento si se realiza un pedido, según el volumen proyectado.
El seguimiento de inventario puede ser crucial en temporadas de alta demanda. Con más pedidos y plazos ajustados, tener una visión actualizada del inventario ahorrará tiempo (y muchos problemas) a tu equipo.
Con funciones como estas, puedes anticiparte y asegurarte de no acumular demasiado (o muy poco) de un producto determinado.
5. ¿Son expertos en nuestro sector?
No todos los WMS son iguales. Al evaluar un nuevo sistema, consulta con los proveedores en qué sectores funciona mejor su WMS. Por ejemplo, un sistema ideal para la industria automotriz puede no ser tan útil para una fundición.
Este es un buen momento para investigar qué sistemas utilizan tus competidores. Investiga otras empresas y busca información sobre sus procesos actuales. O revisa los sitios web de los WMS y consulta reseñas recientes para ver si mencionan tu sector. Así tendrás una mejor idea de si ese sistema puede ser útil para tu empresa.
6. ¿Qué capacidades de reporte tiene el software?
Aunque no conviene pagar por funciones que nunca usarás, recomendamos considerar sistemas WMS completos que ofrezcan opciones de reporte avanzadas. Los informes y análisis del almacén te permiten identificar logros, áreas de mejora y la productividad general de tu instalación.
Además, como mencionamos antes, pueden ofrecerte actualizaciones en tiempo real sobre inventario, pedidos y otros factores clave para la gestión exitosa del almacén.
7. ¿Puede crecer junto con mi empresa?
Tu empresa busca crecer, lo que implica ampliar operaciones. Tu WMS también debe poder adaptarse a los cambios de tu negocio. Lo ideal es que el nuevo WMS tenga la capacidad de acompañarte al abrir nuevas sucursales, modificar o ampliar el inventario y hacer crecer tu empresa. Sinceramente, si el WMS no ofrece esa escalabilidad futura, no creemos que valga la pena considerarlo.
Soluciones para optimizar el tiempo en el almacén
Las preguntas anteriores te ayudarán a identificar el WMS adecuado para tu almacén, ahorrando tiempo y dinero a tu empresa.
En Dalmec, siempre estamos enfocados en encontrar formas de ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo en tu almacén. Por eso ofrecemos manipuladores industriales de alta calidad y larga duración. Los manipuladores industriales permiten a tu equipo manipular, transportar y almacenar productos pesados con facilidad. Reducen el esfuerzo físico de los empleados y les permiten dedicar más tiempo a otras tareas importantes. Además, nuestros manipuladores pueden adaptarse a las necesidades específicas de tu almacén.
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