Las 7 Preguntas a Realizar Cuando Selecciones un Sistema de Administración de Almacén

Anteriormente abordamos el tema de cómo los almacenes están invirtiendo en productos y tecnologías inteligentes de almacenamiento. ¿Cuál sería nuestro primer consejo para esa transición? Escoger un sistema digital de administración de almacenes (WMS por las siglas en inglés) para tu instalación.

En dependencia de cuán adecuada sea la plataforma en tu caso, un WMS puede hacer que tu almacén sea más o menos productivo. Por eso resulta crucial seleccionar la que sea más apropiada para tu empresa.

Mientras tomas tu decisión, te recomendamos preguntar a los vendedores de WMS las siguientes cuestiones:

1. ¿Qué experiencia se requiere del usuario?

Aunque pueda parecerte al inicio un lugar común, ésta es una de las más importantes preguntas a realizar.

Lo más probable es que la mayoría de tus empleados usarán ese WMS. Esto significa que el sistema debe ser fácil de usar para todos, no sólo para gente experta en tecnología. De lo contrario, tu equipo gastará más tiempo para aprender el sistema que el tiempo que realmente empleará al utilizarlo. Sería un gran consumidor de tiempo.

Además, muchos de estos sistemas requieren de diferentes usuarios que funcionan en tándem con los demás. Si un usuario ingresa la información incorrectamente, esto puede llevar a un efecto dominó de obstáculos para el resto de tus empleados.

Desde el punto de vista de la cultura del empleado, hay que asumir que a nadie le agradan los cambios. Los empleados tienden a ser un poco reacios a cambiar la forma en que siempre se han hecho las cosas (incluso si han perdido su eficacia). Será más fácil introducirlos en un nuevo sistema si la plataforma es fácil de usar, intuitiva y, sobre todo, fácil de implementar.

Lo más rápido que puedas poner en funcionamiento tu nuevo sistema WMS y familiarizar a tus empleados con su uso, será la mejor opción.

2. ¿Este WMS se ajusta a mi presupuesto (y cúal sería mi retorno de inversión – ROI?)

Una vez establecido que el sistema será fácil de implementar, es la hora de hablar de dinero.

Un WMS puede ser realmente una inversión. Adquirir uno no debe ser algo para acometas sin tener idea de tu presupuesto.

Tus opciones potenciales de WMS serán financiadas a través de una licencia renovable o una cuota mensual. Pero cuando consideres los precios, sé consciente de que habrá costos adicionales a tener en cuenta:

• ¿Necesitarás dispositivos nuevos o adicionales, manipuladores, tecnología de activación oral o unidades móviles que habrá que comprar para poder explotar ese WMS a su máximo potencial?
• ¿Cuánto te costará el tiempo de inactividad mientras entrenas a tus empleados en el nuevo sistema?
• ¿Tendrás que incurrir en gastos adicionales además del coste de la licencia o la cuota mensual, tales como las tarifas por apoyo tecnológico o por migración de datos?

Además, debes examinar de cerca las propiedades que presenta un posible WMS. Supongamos que el software incluye funciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM, por las siglas en inglés), tales como bases de datos de contactos y capacidades para el correo electrónico. Esta puede ser una opción excelente para algunas empresas, pero en otras tal vez no tendría uso. En tanto revisas la estructura de precios y las funciones disponibles, asegúrate de no pagar de más por agregados que no necesitas. Esto te ayudará a obtener un ROI mayor sobre tu nuevo sistema.

Y hablando del ROI: pídele a quien esté vendiendo el WMS una explicación de cómo ese software te beneficiará a largo plazo. ¿Garantiza una mejor trazabilidad? ¿Unas herramientas de inventario útiles y una mayor precisión de las existencias? ¿Impulsan el éxito de los pedidos y los envíos?

Si hay áreas en las que tu almacén se está quedando atrás, lo mejor será buscar los WMS que se enfocan en mejorar tales aspectos.

3. ¿Qué es un proceso de recogida y embalaje?

El éxito del proceso de recogida y embalaje es un componente crucial de un almacén productivo. ¿Cómo ayudará en ese aspecto tu nuevo WMS?

Tu WMS debe ser capaz de adaptarse a tu sistema de recogida en almacén, sea por lotes, por zonas, por oleadas u otras variantes. Debe también mostrar la manera más eficiente para usar el proceso escogido.

Pregúntale a los proveedores: ¿Este WMS imprime las listas de empaque para los recolectores, facilitando así la recogida y el empaque? Y lo más importante, ¿tienen una traza probada de éxito cuando se trata de unificar esas listas? Una lista de embalaje incorrecta ciertamente no ayudará a nadie en la planta.

¿Puede tu nuevo WMS reunir las listas de recogida de productos de múltiples tipos? Tus empleados no deben perder tiempo con listas de recogida separadas para diferentes géneros de artículos.

Por último, ¿puede tu WMS hacer un seguimiento del progreso de los pedidos? Al parecer, ésa es una cualidad estándar, incluso para los sistemas más baratos, pero a pesar de ello es importante comprobarlo. Si tu WMS no puede conservar el registro de cuándo las órdenes se reciben, colectan, empacan y envían, no resultará muy provechoso para ti.

4. ¿Qué es el proceso de inventario?

Una gestión de inventario adecuada puede ahorrarle dinero a tu negocio y aliviar muchos dolores de cabeza. El exceso de inventario puede tapar tu espacio de almacenamiento y en última instancia afectar tu flujo de caja en general. Por otro lado, demasiado poco inventario conduce a retrasos, reembolsos y clientes enojados.

Tu WMS debe ser capaz de registrar adecuadamente el inventario en almacén y enviarle a tu personal reportes en tiempo real. Aún más, un WMS avanzado puede decirte cuántos productos estarían listos para enviar al instante, según tu volumen proyectado, si alguien ha hecho un pedido.

El registro de inventario puede ser algo crucial durante las urgencias de temporada. Cuando llegan más órdenes y con una alta demanda del tiempo de entrega, una visión actualizada de tus existencias le ahorrará tiempo a tu personal (y un montón de problemas).

Con herramientas de estas características, puedes mantenerte en actividad y asegurarte de que no estás encargando demasiada cantidad (o muy poca) de un producto determinado.

5. ¿Son ustedes expertos en nuestra industria?

En los WMS no hay una “talla” que se ajuste a todos. Cuando evalúes el nuevo sistema, pregunta a los vendedores en cuáles industrias funciona mejor su WMS. Por ejemplo, un sistema que funciona bien en la industria automovilística podría no ser tan útil para tu fundición.

Este sería un buen momento para hacer un pequeño reconocimiento de los sistemas de tus competidores. Investiga a otras compañías y observa si puedes encontrar información sobre su proceso actual. O echa un vistazo a los sitios web de potenciales WMS y chequea las revisiones de clientes recientes para ver si mencionan a tu industria. Esto te permitirá saber si el potencial sistema sería el adecuado para el proceso de tu compañía.

6. ¿Qué capacidades tiene el software para elaborar reportes?

Aunque no hay que pagar por funciones que nunca se utilizan, es recomendable buscar sistemas de gestión de almacenes completos que ofrezcan sólidas opciones de elaboración de reportes. Los reportes y datos analíticos del almacén pueden ofrecerte una visión más cercana de tus ganancias, de las áreas a mejorar y de la productividad general de tu instalación.

Además, según mencionamos anteriormente, estos sistemas pueden ofrecerte actualizaciones en tiempo real sobre tu inventario, los pedidos y otros factores claves para gestionar un almacén con éxito.

7. ¿Puede progresar tu sistema al mismo ritmo que mi negocio?

Tu compañía tiene la visión de ser más exitosa, lo que implica un crecimiento de sus operaciones. Tu WMS también debe ser capaz de adaptarse a los cambios en tu negocio. Idealmente, tu nuevo WMS debe ser capaz de funcionar contigo a medida que agregas múltiples sucursales, cambias y aumentas tu inventario y construyes tu negocio. Francamente, si el WMS no proporciona esa progresión futura, no creemos que merezca tu atención.

Ahorradores de Tiempo en Almacenamiento

Las preguntas expuestas más arriba te ayudarán a seleccionar el WMS idóneo para tu almacén, ahorrándole así tiempo y dinero a tu compañía.

El equipo de Dalmec está siempre enfocado a encontrar las vías para ahorrar tiempo, dinero y energía en tu almacén. Es por ello que ofertamos manipuladores industriales de alta calidad y larga vida útil. Los manipuladores industriales facilitan a tu equipo en planta la recogida, el transporte y el almacenamiento de productos pesados. Ellos disminuyen la carga física sobre tus empleados y les permite dedicar mayor tiempo a otras tareas importantes. Además, nuestros manipuladores pueden ser personalizados para ajustarse a las necesidades únicas de tu almacén.

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